Em dia com a Contabilidade

Troca de informações com o escritório através da tecnologia.

Até pouco tempo, o uso de malotes de documentos era algo comum na rotina dos escritórios de contabilidade. Os clientes guardavam comprovantes importantes, como duplicatas, boletos e documentos de arrecadação de Receitas Federais (Darfs) para enviá-los uma vez por semana, a cada 15 dias ou no fim do mês ás assessorias. Com o avanço tecnológico, outras possibilidades surgiram e até mesmo o cumprimento de obrigações acessórias passou a ser feito em ambiente digital.

Hoje, os clientes podem encaminhar uma série de informações por sistemas integrados, programas de transferência de arquivos e aplicativos para troca de mensagens.
De um jeito ou de outro, o importante é que as informações estejam corretas e sejam encaminhadas com agilidade.

Sem Conflito

Mais importante do que o meio escolhido para o envio dos documentos é o cuidado de controlar corretamente as informações. Um problema ainda comum é que as empresas, sobretudo as de pequeno porte, nem sempre concentram todas as movimentações bancárias na conta da pessoa jurídica. Ou seja, o proprietário do negócio realiza pagamentos ou recebe valores também em sua conta corrente pessoal, essa prática fere o princípio da entidade, que define que os recursos da pessoa física não se misturam com o da pessoa jurídica, preservando, assim, o patrimônio da organização. 

Ele orienta os empresários a fazerem retiradas da conta jurídica somente por meio de pró-labore ou lucro, que deve ser apurado previamente.

Ignorar essa recomendação, além de prejudicar o controle financeiro, pode gerar inconsistências nos cruzamentos de informações feitos pela Receita Federal. Por isso, o controle precisa ser cada vez mais cuidadoso, já que os mecanismos de análise do fisco também são constantemente aprimorados.

Aliás, é graças à evolução nos sistemas que as empresas de contabilidade, atualmente, conseguem agilizar muitos processos, sem nem mesmo depender do envio de dados por parte dos clientes. É o caso, por exemplo, da exportação de arquivos XML. Dessa forma, o profissional tem acesso a todas as compras realizadas pela empresa, bastando fazer a conferência das informações para verificar se há alguma divergência.

Relação de Documentos

Existe um conjunto de documentos e relatórios que devem ser encaminhados para as assessorias contábeis todos os meses. Alguns deles são:

Área Fiscal: Notas fiscais de entrada e de saída; notas de conhecimento de transporte; arquivos eletrônicos (XML) de notas fiscais; comprovantes de pagamento de impostos.

Área Contábil/Financeira: Extrato bancário contendo registro das movimentações do mês; Relatório de movimentação bancária; Contratos de movimentação de serviço; Recibos de pagamentos e despesas; Movimentação de Aplicações financeira, Relatório de fluxo de caixa, Pagamentos de fornecedores.

Estoque: Controle de estoque, Inventário.

Software de gestão para controle empresarial

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Fonte: Contas em revista – Editora Quarup, Escritório Contábil Delfin.